code of conduct
Hoe
Een beperkt aantal van haalbare, deontologisch correcte regels
en afspraken omtrent identiteit, samenwerking, verwachtingen en
communicatie.
code of conduct 1
Continuiteit
Alle Equal leden streven naar een duurzame relatie met hun ‘eigen’ adverteerders / klanten. Deze continuïteit resulteert immers in events van een hoger kwaliteit door het beter aanvoelen van de bedrijfseigen DNA. Houders van het Equal label respecteren bijgevolg de opgebouwde relatie tussen de Equal collega’s en ‘hun’ adverteerders / klanten, maar hebben tevens respect voor de vrije markt en de gezonde competitie.
code of conduct 2
Adverteerders- / klantengarantie > competentie
Het Equal label biedt de adverteerder / klant de garantie dat hun event door een competente eventmanager, met minimum 2 jaar ervaring en in vaste dienst bij het eventagency, wordt opgevolgd.
code of conduct 3
Adverteerders- / klantengarantie > deontologie
Het Equal label biedt de adverteerder / klant de garantie van een strakke deontologische code:
- geen zwartwerk, ook niet bij de onderaannemers
- locaties op naam van de klant,
- uitsluitend geselecteerde professionele onderaannemers,…
code of conduct 4
Adverteerders- / klantengarantie > prijs
Het Equal label biedt de adverteerder / klant de garantie dat het budget voor hun event marktconform is en door de eventmanager als een goed huisvader wordt beheerd.
code of conduct 5
Adverteerders- en klantengarantie > zekerheid
Het Equal label biedt de adverteerder / klant de garantie dat het event plaats heeft, ongeacht indien door omstandigheden het gecontracteerde agentschap de uitvoering niet kan nakomen. In dit geval wordt het dossier vakkundig overgenomen door een andere Equal agentschap.
code of conduct 6
Longlist en shortlist
De corporate event managers selecteren in een eerste fase enkele agentschappen - Equal adviseert 5,bij overheidsopdrachten tot 10 - die de pitch onderschrijven.
De namen van de agentschappen worden meegedeeld. Indien nodig kan in een tweede en laatste fase de selectie beperkt worden tot een shortlist met 2 agentschappen die concept, uitwerking en budget
verder verfijnen.
code of conduct 7
Briefing
De briefing is weldoordacht, constructief, onpersoonlijk en volledig.
De briefing is of schriftelijk, met mogelijkheid tot het stellen van
aanvullende vragen, of mondeling.
Aanbeveling:
Een mondelinge briefing is individueel en bij voorkeur in aanwezigheid
van de decision maker.
Correcte budgetten of beredeneerde budgetestimaties zijn key.
code of conduct 8
Timing
De agentschappen hebben minimaal 2 en maximaal 3 weken om het
voorstel voor te bereiden, tenzij anders overééngekomen.
De presentaties gebeuren altijd live en bij voorkeur in aanwezigheid
van minstens 1 decision maker.
De agentschappen verbinden zich er toe het voorstel zowel naar inhoud
als naar budget degelijk uit te werken.
code of conduct 9
Communicatie
De niet weerhouden agentschappen worden schriftelijk verwittigd en hebben recht op een duidelijke en volledige uitleg waarom zij niet werden weerhouden.
code of conduct 10
Pitchfee
Voor elke competitie tussen eventagencies met een Equal label wordt € 350 (≤ € 50.000) - € 500 (≤ € 100.000) - € 750 (> € 100.000) gereserveerd door de winnaar.
Dit bedrag - de pitchfee, ten laste van de equalleden - wordt door het winnend agentschap uitbetaald aan de verliezende pitchers. De pitchfee draagt bij tot de collegialiteit, compenseert gedeeltelijk de gemaakte pitchkosten en zet aan tot het maken van sterke concepten met een onderbouwde, gedetailleerde prijszetting.
code of conduct 11
Competitie
Als er een briefing plaatsvindt en nadien beslist de klant om toch geen event te laten plaatsvinden, dan zal elk Equal-lid € 250,00 van de klant ontvangen voor de geleverde prestaties.